Календар vs to-do лист
У тайм-менеджменті поки що не придумали нічого кращого, ніж розроблена Девідом Алленом система GTD . Списки справ – основний елемент цієї системи. При цьому багато успішних людей не використовують списки справ для підвищення своєї продуктивності, а покладаються лише на календар. Розберемося, які вади є в обох методів.
Прихильність до часу
У завдань у списках немає прихильності до часу. Вони плануються на місяць, тиждень і день, а черговість виконання залежить від пріоритету – зробити сьогодні (терміново та важливо), перенести на завтра (важливо та не терміново), зробити потім (неважливо та не терміново). При цьому конкретних дедлайнів або часу, витраченого на роботу, зазвичай у списках не враховують. У результаті виходить, що важлива справа, яка потребує концентрації, переривається не менш важливою зустріччю, що шкодить роботі та виводить із себе.
У календарі сплановано та розписано кожну робочу хвилину. Заздалегідь проставляючи зустрічі та завдання у прив’язці до часу, легше концентруватись і не доведеться перериватися.
З календарем зручніше користуватися технікою Pomodoro. Стандартний часовий відрізок в електронних календарях – 30 хвилин, ті самі 25 хвилин концентрації на завданні та 5 хвилин відпочинку. Заздалегідь плануючи скільки “помідор” знадобиться на кожне завдання, складається розклад на день.
Пріоритетність
За правилами GTD, кожну задачу розбивають на дрібні дії: зателефонувати, написати, зустрітися. Їхнє послідовне виконання крок за кроком наближає до закриття всього завдання. Через це to-do лист виростає до кількох десятків пунктів, хоча людський мозок здатний адекватно сприймати не більше ніж 7.
Зі списку, що розрісся, людина мимоволі обирає найпростіші завдання, які не займуть багато часу, зате піднімуть настрій, коли викреслюєш їх зі списку. Тяжкі та затратні за часом завдання постійно відкладаються. Прокрастинація не переможена, хоч людина стабільно ставить галочки на черговому виконаному пункті.
У календарі доводиться мислити періодами, а чи не конкретними діями. Ти не відповідаєш конкретній людині на емайл, а відводиш собі 2-3 півгодинних періоди на день для розбору пошти та відповідей на листи. У проміжки між жорстко прив’язаними на час діями (зустрічі, перевірки пошти) легше спланувати інші завдання, знаючи час витрачений на їх виконання.
Гнучкість
Не дивлячись на прагнення додати до кожного завдання десяток підзадач, to-do лист залишається гнучким інструментом. При терміновій задачі, що раптово утворилася, їй ставиться найвищий пріоритет, при цьому загальний план від цього не страждає. Головне не давати списку розростатися.
Календар має слабке місце. Помилка в плануванні часу, що витрачається на завдання, або раптова поява термінової задачі руйнує всю структуру. Перенесення одного дедлайну, як бульдозер, згрібає дедлайни інших завдань у купу. Доводиться витрачати час на коригування розкладу чи складання нового.
Психологія
Списки привабливі швидкою і наочною винагородою. Справа викреслена, галочка поставлена, мозок отримує порцію ендорфінів – усі задоволені. Щоправда, у медалі є зворотний бік – невиконані завдання гнітять і вганяють у депресію, подумки ти постійно повертаєшся до них і не можеш сконцентруватися.
Сила календаря іноді стає слабкістю. Похвилинно розписаний день змушує почуватися роботом, здатним тільки слідувати плану. Та ще постійний дедлайн і страх помилитися з планами. Якщо зіткнулися з чимось подібним, залишайте у розкладі більше часу на відпочинок між завданнями.
Аналітика
Список завдань – набір дій, який не можна проаналізувати, знайти слабкі місця та усунути їх. Повертаючись до якогось дня через місяць, важко сказати, чому план на день був зірваний.
Календар наочно та доступно описує кожен день життя. По ньому можна побачити в який день або в яку частину дня ефективніше виконуються певні завдання, чи вкладаєшся ти в терміни, який дедлайн поставити задачі, схожий на старий чи запланованого часу вистачило минулого разу.
Підсумки
Схоже мільйонери та спортсмени не брешуть – календар не має слабких місць. Багато в цьому інструменті залежить від грамотного планування та дотримання дедлайнів, що не завжди виходить у новачків. А чим ви користуєтеся?