Сьогодні поговоримо про тайм-менеджмент і про те, скільки творчих особистостей він увігнав у тугу, скільком допоміг, і що це взагалі за звір такий: великий тайм-менеджмент.
Простіше кажучи, тайм-менеджмент навчає нас, як правильно використати свій час і як вмістити всі свої 100 справ о 24 години.
Припустимо, що ви це зробили та психологічно готові до звершень. Цілком логічне питання: «Що робити далі» ? А далі пропоную вам купити новий стильний щоденник, розворот якого виглядатиме приблизно так:
А саме: щоденник без заздалегідь надрукованих дат або щоб вони були проставлені тільки з одного боку розвороту (але мені, чесно кажучи, завжди легше написати самому).
Тому що залежати від нього ви не повинні, він просто допомагатиме вам «розвантажувати» голову та орієнтуватися серед нескінченних справ.
Як заповнювати щоденник?
Отже, перші дві сторінки на тиждень ви відводите для «гнучких» не пріоритетних справ, які ви ще не можете спланувати точно, тому що не знаєте, як життя складеться: перша сторінка для домашніх справ, друга для робочих справ:
На планування потрібно виділяти час, 10-15 хвилин на день, і цей час пропишіть у своєму щоденнику, переглядайте цей щотижневий список завдань щонеділі, підбивайте підсумки та переносьте на наступний тиждень те, що Ви не встигли вирішити. Взагалі моя порада – проводьте вечір неділі спокійно, у домашній обстановці. Це допоможе Вам не переживати з приводу майбутнього насиченого тижня.
Всі інші потенційні завдання, які періодично виникають у Вас у думках, обов’язково записуйте на папері! Ваша голова має бути вільна від непродуктивного перетравлення однієї й тієї ж інформації: просто це банальне занепокоєння – результату не дає, тільки дратує нерви. Припиніть нервувати через дрібниці і якщо Ви проводите час із близькими, то не думайте про роботу, чистий лист завжди Вам на допомогу. Ну ось, з довгостроковими завданнями розібралися, у вас також можуть бути плани на рік і плани на місяць, головне не забувайте після закінчення періоду підбивати підсумок.
Другий пункт – це «жорсткі» завдання, які прив’язані до часу. Як правильно їх планувати? День розділіть на 3 або 4 етапи: ранок, день, вечір або якісь більш відповідні вашому графіку розмежування. Людям, яким складно починати, можна спробувати дотримуватися розпорядку тільки на одному етапі, наприклад, ранок до роботи, а потім поступово переходити до двох і так далі. Знаєте, є спосіб, який радять тим, хто худне: не змінюючи свого раціону, почніть записувати в щоденник. Так ось, не змінюючи свого розпорядку дня запишіть докладно як ви провели пару останніх днів у щоденник і ви зрозумієте, що втрачаєте багато часу.
Як працювати із пріоритетами?
З одного боку розвороту щоденника (наприклад лівого) пишіть свої плани, розмежовуючи їх за часом (те, що обов’язково треба зробити сьогодні), а з іншого завдання на день (непріоритетні), які поки незрозуміло куди «впхнути» і які, у разі чого, можна зробити завтра, післязавтра.
Намагайтеся у кожний проміжок робочого часу закладати ризики, завжди передбачайте витрати часу та грошей по максимуму. Залежно від тривалості самої дії, додавайте 5-30 хвилин про всяк випадок і, якщо у вас залишився вільний час, робіть щось із правого стовпчика. Якщо ці завдання не вдалося виконати, перенесіть на наступний день, але не тягніть з ними занадто довго.
Позбавте себе від «телефономанії» за допомогою планування
Всі добре розуміють, що ефективніше виконувати тільки одне завдання, ніж виконувати два одночасно, але ніхто цього не робить. Коли ви постійно відволікаєтесь на повідомлення в соц. мережах, у месенджерах та інше, це додає вам ще одне паралельне заняття, намагайтеся цього уникнути, відкладіть телефон убік, сконцентруйтеся.
Час на відпочинок, на інтернет серфінг та інше також потрібно планувати. Пам’ятайте, що ви – не робот і займати весь день справами не можна. Просто цінуйте та заощаджуйте свій час і перестаньте тупо водити пальцем по екрану. Ваш час коштує грошей!
Про багатозадачність та жінок
Відразу кілька завдань міг виконувати Юлій Цезар та.. жінки! Але на жаль, схильність мікро стресів у режимі багатозадачності дається взнаки. Жінки енергійні, а енергія прямо пропорційно пов’язана з нервозністю, тому, милі пані, якщо ви відчуваєте, що сьогодні надто продуктивні в роботі, протягом дня влаштовуйте собі перерви п’ятихвилинки: заплющуйте очі, вмикайте спокійну музику в навушники, відкладайте телефон убік і глибоко дихайте “животом”, в ці моменти намагайтеся не думати і концентруватися на диханні. Це проста вправа, яка допоможе Вам не зриватися до панічних атак (зараз це бич великих міст). До речі, якщо Ви займаєтесь якоюсь активною роботою, то краще навпаки, включати фоном гучну, навіть дещо агресивну музику, вся негативна енергія йтиме з музикою, вся позитивна у справу.
Але жорстке планування підходить далеко не всім, все залежить від вашого психотипу, як правило, якщо ви вмієте досягати своєї мети, не дивлячись ні на що, не дивлячись на зовнішні фактори, на настрій, якщо ви звикли все розкладати на свої місця і підпорядковуватися порядку, якщо вам подобається жити за планом, то вам тайм-менеджмент такого типу дуже підійде. А ось якщо ви пробували і все стало тільки гірше, ви впали в депресію і таке інше, читайте наступні корисні поради.
Отже, як же бути тим, хто з якихось причин не хоче чи не може підпорядковуватися розпорядку?
Наприклад, планування видається нудним, що вбиває всю життєву інтригу. Спробую описати цих чудових людей. Вони, як правило, творчі і дуже всім цікавляться, їм хочеться охопити різні сфери і в усьому досконало розібратися, але це тільки на початку кожного нового шляху, завдяки ентузіазму.
Пропоную систему списків та сподіваюся, що слово система вас не злякає. Вона буде дуже умовною. Вам буде зручніше, якщо плануватимете і зберігатимете це в нотатках гаджетів, справа в тому, що в будь-який момент повинен бути до них доступ. Блокнот не завжди під рукою, буває, що забули вдома чи десь ще. Чому я не раджу застосовувати для жорсткого планування непаперові варіанти щоденників? Швидше за все ви розучитесь запам’ятовувати свої завдання, з постійними нагадуваннями і можете потрапити в незручну ситуацію, якщо планер вас підвів.
Приступимо до конкретних прикладів:
Якщо Ви плануєте свій ранок, випишіть за пунктами якийсь етап і скільки часу займає:
Ранок
- Прокинутися 5хв
- Сніданок 20 хв
- Душ 15 хв
- Одягнутися 20 хв
- І т.д.
Можна повісити цей список на холодильник, вдень він ні до чого.
До речі, знаю людей, які погано відчувають час і не знають скільки залишилося у запасі, тоді просто засікайте та записуйте. Якщо сьогодні у вас щотижневий похід магазинами зайняв 1 годину, наступного разу навряд чи вийде менше.
Також зробіть шаблонний список на вечір:
Вечір
- 18.20 вдома
- 18:20-19:00 вечеря
- 19:10-19:20 прибирання
- 19:20-21:00 хобі
Зрозуміло, що вечори бувають різні, головне не сидіти на місці, міняйте свої плани, з вашим характером це тільки плюс.
Напишіть список ваших хобі.
Хобі:
- Англійська мова
- Вишивання
- Дивитися серіал
- І т.д.
Коли у Вас з’явився вільний час і захотілося полежати та подивитися в стелю, загляньте в цей список, проведіть час із користю.
Сподіваюся, що у вас кілька хобі, тому що запорука вашого успіху – це різноманітність.
Нехай вам будуть говорити, що ви жодної справи не доводите до кінця, нічого страшного, це, швидше за все, вузькодумство оточуючих. Просто у всіх різне уявлення про те, коли все-таки справа закінчена. Живіть у власному темпі, а не нав’язаному суспільством.
Я щиро вірю, що ви здатні вести кілька великих справ одночасно і не бійтеся того, що ви не доробили що-небудь прямо зараз, якщо набридло, візьміть паузу, а потім з новими силами приступіть заново. Зрештою, для вас важливий процес, інтерес та емоції, які ви отримуєте під час роботи. Мета – тут другорядне, лише приємний бонус наприкінці. Так само з цієї причини вам потрібна робота, яка приносить задоволення в процесі, гроші, які ви отримуєте за зроблене, для вас не стимул.
Природно, що за такого розкладу одноманітність просто втомлює. Вивчайте одночасно кілька мов, займайтеся танцями, робіть ще багато всього і будьте щасливі. Не бійтеся, енергії на все це у вас достатньо, тому що її вам дає не відпочинок.
Але при цьому не забувайте, що складності все ж таки треба долати. Просто важливо визначити для себе чітко, якщо те, на що ви витрачаєте час, не цікаво – кидайте, якщо просто складно – вперед підкорювати нові вершини та пишатися собою.
Мета вашого тайм-менеджменту – знати скільки часу йде на окремі блоки і не допускати нудної безглуздої діяльності.
Ще, творчі люди часто йдуть у свої думки і «підвисають», якщо їх щось відволікло, тут вам допоможуть ваші списки, тримайте їх під рукою і не витрачайте ваш час на думки, що блукають, – це неефективно.
Що робити якщо все набридло і взагалі нічого планувати не хочеться? Раджу вам побути віч-на-віч з природою або просто відключити гаджети і помовчати, є дослідження, що підтверджують, що творчість народжується від нудьги. Так само, буває, що ви на свої плечі повісили занадто багато, тоді потрібно так само відключитися від усіх справ і кілька днів (по можливості) провести вдома і в майбутньому уважніше ставиться до кількості розпочатих справ.
Визначте свій психотип і оберете свої інструменти планування, жодних таємниць тайм-менеджменту насправді не існує, хоч і написано на цю тему тисячі книг.
Просто, не забувайте заглядати у свій щоденник та поповнювати свої списки.
Якщо вам підходить жорстке планування, ставте цілі, якщо ні – насолоджуйтесь процесом або не робіть цього зовсім.
Тайм-менеджмент для фрілансерів
Для тисяч людей по всьому світу праця на дивані є недосяжною мрією: вони постраждають картинки людини з ноутбуком на березі океану і перечитують статті формату “як стати незалежним”.
З якими проблемами стикається людина, яка працює з дому щодня?
По суті, тільки з одного – у житловому просторі від роботи може відволікати все, що завгодно. Спрацьовує принцип “Дивлюсь – пил лежить. Піду і я полежу”, тому питання планування часу та розміщення пріоритетів у певний момент стає дуже гостро.
Почати роботу над складанням правильного робочого графіка варто з виключення факторів, що відволікають, протягом дня.
Проблема: затяте бажання оточуючих комунікувати з фрілансером
Тим, хто живе із сім’єю чи сусідами по квартирі, знайоме, що таке звернення з проханнями в робочий час. Поки що мозок статистичної людини влаштований так, що людина, що сидить за столом у кімнаті (лежачи на підлозі, розпласталася на дивані) ніяк не сприймається як працююча. Навіть якщо просити його відірватися від комп’ютера і щось зробити незручно, то поговорити, у свідомості обивателів, він може завжди. Втім, якщо ви живете в гордій фрілансерській самоті, відволікаючих факторів може бути анітрохи не менше – дзвінки друзів або повідомлення в соціальних мережах надходять з тією ж періодичністю, з якою члени осередку товариства колег-фрилансерів смикають їх через дрібниці.
Рішення:
З серйозним обличчям збираємо сімейну нараду та малюємо їм графік, коли у вашу кімнату можна навідуватися. Або просто відключаємо звук телефону і виходимо із соціальних мереж на ту кількість годин, яку ви звикли присвячувати проекту.
До речі, і тим і іншим категоріям фрілансерів потрібно пояснити замовникам, що ви готові спілкуватися по роботі лише у певний час. Зайві обговорення протягом робочого дня, навіть якщо вони є діловими, все одно відволікають вас від проекту.
Розподіліть години на переговори протягом усього дня – вранці, в обід та ввечері.
Проблема: не жити за графіком
Справді, навіщо було йти з офісу, щоб знову заганяти себе в якісь рамки? Ласкаво просимо в реальність. Незважаючи на те, що робота тепер стала набагато комфортнішою, вона залишилася роботою. Принаймні зберегла всі свої ознаки, окрім локації. Вам потрібно багато спілкуватися, здавати роботу вчасно та відповідати за свій креатив.
Рішення:
Натхнення чекати ніколи. У виробленому графіку немає нічого страшного, навпаки, це дає купу переваг. Фріланс дозволяє вам працювати в той час, коли вам зручно і підганяти графік під себе, тому спостерігайте, коли ви розумієте і відштовхуйтеся від цих даних у своєму плануванні.
Немає необхідності розписувати день з восьмої ранку, якщо реально ви починаєте працювати опівдні. Оцініть свій біологічний розпорядок та планування не стане для вас шоком чи проблемою.
Проблема: почуття хом’яка у колесі
Тепер ви працюєте від світанку і до заходу сонця, при цьому майже не виходите з дому? Тому що ви забули включити у свій розклад час для життя. Так буває, це навіть трохи нормально.
Рішення:
По-перше, почніть висипатись. Чим раніше ви лягатимете спати – тим якіснішим буде ваш сон. Бадьорий підйом призведе до продуктивної роботи у світловий день. Робота протягом світлового дня веде до вільного вечора.
Проблема: взагалі-то я сова
Усі працівники інтелектуальної праці краще працюють із другої половини дня та вночі.
Однак, працюючи всю ніч, ви прирікаєте себе на те, що майже весь світловий день ви спите (а могли б сходити у справах), а другу половину дня готуєтеся до роботи, поспішно справляєтеся з побутовими завданнями, не встигаєте зустрітися з друзями і почуваєтеся напружено.
Рішення:
Ця проблема пов’язана із попередньою. Дозволяйте собі лягати пізно спати тільки пару разів на тиждень. Якщо говорити серйозно, то гормон сну майже не виробляється при денному світлі, тому ваш денний сон не такий якісний і ви недостатньо відпочиваєте. Починайте спати вночі, нехай навіть лягаючи близько першої години ночі і прокидаючись близько полудня. Не заганяйте себе серйозним ритмом.
Проблема: я склав список завдань, але мені нудно на нього дивитися
Коли все це було не записано на папері/внесено в програму – все це виглядало не так нудно і моторошно. Не впадайте у відчай, так у всіх.
Рішення:
У класичній теорії управління часом усі завдання поділяються на чотири категорії:
- важливі та термінові
- важливі, але нетермінові
- термінові, але неважливі
- нетермінові та неважливі
Важливе та термінове ви знаєте завжди – це ті питання щодо роботи, які потрібно вирішувати насамперед. До речі, до цієї категорії можна віднести і деякі особисті питання – похід до лікаря, якщо зовсім погано або купівля подарунка на день народження, якщо він завтра. Такі завдання найкраще вирішувати в перші години роботи і занурюватись у них з повною віддачею. Бажано ще й планувати їх із вечора попереднього дня. Також до цієї категорії належить ваш безпосередній робочий процес над реалізацією проекту. Особисті питання цієї категорії, таким чином, краще вирішувати перед тим, як сядете працювати.
Важливі, але нетермінові справи – це все те, що стосується планування та освіти. Ще одна оцінка вашого проекту з боку, пошук інформації для роботи, дзвінки та переговори. Це те, що вирішується, коли закінчено важливі та термінові справи.
Термінові та неважливі справи – найчастіше це те, що вас попросили зробити, але при цьому те, що не стосується ваших обов’язків. Погано, якщо ви погодилися, треба було вчасно відмовитись та звільнити цей блок плану. Сюди взагалі відноситься все те, що вам робити не дуже хотілося б, але потрібно.
Нестрокові та неважливі – це те, що ви хотіли сьогодні зробити, але можете зробити лише після вирішення справ із трьох верхніх категорій. Це дзвінки для друзів, перегляд серіалу, читання статей про життя на Марсі.
Спробуйте не змішувати справи з цих чотирьох категорій та оцініть результат. Досить просто кілька годин з початку робочого дня “впрягатися” в процес, потім давати собі невеликий перепочинок, оцінювати що зроблено, збирати інфу, готувати завдання наступного дня. Потім робити все те, що потрібно, але не хочеться. Потім відпочивати.
Тайм-менеджмент – це чудово. Удачі в управлінні часом!
Рекомендую почитати ще: